For at få en plads til et barn i Troldemosen, skal barnets hjemkommune skriftlig kontakte Gentofte Kommunes Sociale Institutioner på sikkermail: gentofte@gentofte.dk Att: Sociale Institutioner. Her fremsendes alle relevante sagsakter vedr. barnet.
Herefter starter visitationsprocessen i forhold til at vurdere, om barnet er inden for Troldemosens målgruppe og hvorvidt Troldemosen kan tilbyde en plads. Som del af målgruppeafklaringen i visitationsprocessen, tager Troldemosen på besøg i barnets nuværende dagtilbud eller hjemme, og forældre og sagsbehandlere tilbydes at komme og se Troldemosen.